1С:Архив

1С:Архив – программный комплекс, рассчитанный на стабильное, продолжительное хранение документов. Какой бы срок ни пришлось их хранить, можно не сомневаться: не ограниченная по времени юридическая значимость сохранится. Разработчики программной среды учли положения законодательных актов в области архивного дела. Они предусмотрели все основные операции и стадии ‒ от первоначального поступления до уничтожения. Объем хранящихся данных теоретически не ограничен, на практике лимитирован лишь емкостью накопителей или хранилищ.

1С:Архив имеет методическую поддержку на основе «Комплекта нормативных документов» и «Методики управления документами и совместной работой», которые созданы сотрудниками ведущей компании.

Применяя программный пакет, получится легко сформировать объединенное хранение бумажной и электронной документации. Обеспечивается обработка содержимого разнообразных информационных систем. Ведение архивного учета происходит согласно всем требованиям государства. Учетные системы могут быть в значительной мере разгружены. Созданный комплекс оптимален для организаций всех отраслей (сфер деятельности) независимо от масштаба.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ

Комплектование архива

• Обработка документов из zip-контейнеров заданного образца.
• Ввод нормативно-справочной информации.
• Получение данных, используемых в среде 1С:Документооборот 3.0.
• Загрузка документов с усиленной и простой ЭП, квалифицированной и неквалифицированной.
• Применение карточек бумажных документов, самих файлов, связей между документами, виз, характеристики персональных данных.
• Заблаговременное тестирование пакетов на целостность, сверка ЭП и ее модернизация до уровня CadES-Av3 (принятый в архивной практике формат хранения).
• Два варианта сортировки сдаваемых документов в файлах. В одном случае формируются готовые сдаточные описи, включающие список дел. Во втором создаются произвольные пакеты, где дела не указаны. Предусмотрено в программе распределение дел для каждого пересылаемого документа; правила при этом настраивают индивидуально. Проработана процедура формирования сдаточных описей, которая позволяет передать документы на архивный контур.
• Контейнеры работают эффективнее, чем прежде. В них система добавит резервные версии файлов (формат PDF/A), если изначально не было это сделано. Визуализация ЭП обеспечена. Такой подход пригоден для файла, созданного в офисных программах, для CommerceML, а равно для xml-файлов по стандартам ФНС.
• Текстовое содержимое распознается в контейнере, что позволяет развернуть полнотекстовый поиск.
• Поступившие в систему (принятые) документы и дела получат архивные шифры.
• В системы-источники отсылается файл-ответ.

Особенности архивного хранения

• 1С:Архив проводит систематическую сверку документов. Сопоставлением метаданных с карточкой и тестированием хеш-сумм дело не ограничивается. Проверяются также электронные подписи. В них при необходимости добавляют новые архивные метки времени, как только предыдущие утрачивают свою силу.
• Система удобна для составления списка фондов, сводных описей и их годовых разделов.
• Предусмотрен журнал передачи документов.

Использование архива

• Подключиться к архиву можно из среды 1С:Документооборот (права настраиваются заранее). Скачивание контейнера возможно через веб-сервис.
• Можно искать документы, а отобранные выгружать в каталог.
• Реализован просмотр документов по иерархической цепочке, включающей фонды, сводные описи, годовые разделы описей и дела.
• 1С:Архив помогает формировать печатные формы. Это и отдельные листы фондов, и книги учета поступлений, и другие виды материалов.
• Каждое предпринимаемое действие протоколируется в системе без дополнительных усилий.

Уничтожение дел

• Система может автоматически подбирать дела и отдельные документы для уничтожения.
• По желанию доступно ручное оформление процедуры.
• Вся необходимая информация будет передана в систему-источник, в том числе в 1С:Документооборот; файлы будут удалены.