1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита

Решение 1С:Управление предприятием общепита предназначено для автоматизации управления и учёта в независимых и сетевых предприятиях общественного питания различных форматов и концепций, таких как: 

• ресторанные холдинги (в том числе франчайзинг); 
• кейтеринговые компании и операторы питания; 
• службы собственного питания на предприятиях различного профиля; 
• подразделения питания в составе отелей, гостиниц и других объектов размещения; 
• цеха по производству кулинарной продукции, в том числе в составе ресторанных или розничных продуктовых сетей; 
• и другие предприятия общепита.

В отличие от популярного 1С:Общепит, ориентированного больше на ведение регламентированного учёта с отраслевой спецификой, новый продукт 1С:Управление предприятием общепита является решением для управления бизнесом.

В решении предусмотрены расширенные функциональные блоки по управлению производством со сложными схемами, по работе с внутренними и внешними заказами, а также по построению распределённых или централизованных систем с тонкой настройкой прав доступа и контуров миграции данных.

Управление бизнесом в одной программе — продажи, закупки, склад, производство, финансы, зарплата, отчётность и CRM, возможности удалённой работы при наличии интернета, контроль бизнеса в режиме онлайн на смартфоне или планшете для владельцев и руководителей.

Основные возможности типовой конфигурации «Управление нашей фирмой» редакции 1.6, на основе которой с сохранением всех основных возможностей и типовых механизмов было разработано решение:

• Торговля, Услуги, Розничные продажи, Производственный учёт, Склад, Закупки, Ценообразование
• CRM, Финансы, Зарплата и персонал, Анализ бизнеса, Отчётность и налоги, ЕГАИС
• Обмен данными, Интеграция, Мобильная работа

ОТРАСЛЕВЫЕ ОСОБЕННОСТИ УЧЁТА

НОМЕНКЛАТУРА

Номенклатурный справочник, разработанный на управляемых формах, отражает всю отраслевую информацию по товарам, материалам, полуфабрикатам и блюдам. В нём задаются такие основные параметры, как срок годности, остатки на складах, информация о розничных и оптовых ценах, а также подгружается динамика продаж.

РЕЦЕПТУРА

В рецептуре блюда можно подробно описать технологию приготовления, а также задавать следующие учётные показатели: количество ингредиента брутто, процент потерь после холодной обработки, количество ингредиента нетто, процент потерь после горячей обработки, количество ингредиента выход.

В системе реализован учёт химико-энергетических характеристик блюд, их калорийности и пищевой ценности. Сводные показатели на блюдо рассчитываются автоматически по сумме составляющих блюда ингредиентов и их можно распечатать.

Для упрощения работы с программой предусмотрена загрузка списка ингредиентов, блюд и рецептур с химико-энергетическими показателями (с заполнением соответствующих справочников и документов) из электронного онлайн-сборника рецептур FoodCOST.

Дополнительно можно использовать несколько рецептур с автоматическим определением нужной на момент приготовления. Для сложных рецептур реализован механизм учёта «блюдо в блюде» с неограниченным количеством уровней вложенности, что позволяет учесть всё, даже самые сложные процессы производства блюд и полуфабрикатов на предприятии. Разные подразделения предприятия могут использовать различные рецептуры на одно и то же блюдо. Рецептуры также могут иметь различный срок действия.

Всплывающие индикаторы дают возможность пользователю с помощью наведения курсора мыши быстро различать тип продукции в большом списке (Ингредиент, Блюдо, Бизнес-ланч, Модификатор) и не тратить время на лишние клики.

КУХНЯ И ВЫПУСК ПРОДУКЦИИ

Операция разделки. Данный функционал позволяет учитывать все составные части после разделки цельного сырья (мясной туши или цельной рыбы) для последующего использования в рецептурах приготовления.

Контроль сроков годности и ведение учёта по партиям. При выпуске продукции автоматически рассчитывается срок её годности. При создании приходной накладной срок годности и тип даты проставляются автоматически. Автоподстановку срока годности и партии можно отключить.

Учёт потерь при обработке сырья. Для каждого ингредиента возможно указать отдельные правила обработки. В АРМ «Потери и обработки» можно не только задать потери для каждого ингредиента при конкретном типе обработки, но и увидеть потери в разрезе химико-энергетических характеристик. При фиксации данного параметра в рецептуре все потери отобразятся в АРМ «Потери и обработки», но система всё равно оставит возможность для уточнения количества потерь и внесения своих изменений.

Сезонные коэффициенты. Использование механизма сезонных коэффициентов позволяет учесть «плавающий» процент холодной обработки ингредиента в зависимости от сезона. Нет необходимости каждый раз заводить новую рецептуру.

Учёт потерь в разрезе партий сырья. На каждую партию можно делать отдельный процент отходов. В акте проработки сырья можно указать процент потерь в разрезе партий, и в момент выпуска блюда эти параметры будут учитываться. Таким образом, при наличии в запасе нескольких партий одного сырья различного качества (например, с различным процентом потерь при дефростации) и использовании этих партий в рамках одного выпуска продукции усреднения процента потерь не произойдёт и списание будет максимально корректным.

Ведение списка аналогов. Данный функционал значительно упрощает процесс правильного учёта остатков ингредиентов и позволяет повару быстро подобрать замену при нехватке какого-либо ингредиента. Для каждого продукта можно задать несколько замен или выбрать целый список. Замены можно ограничивать временными рамками, указывать их приоритетность, а также фиксировать конкретную область их действия (подразделения).

Ключевой ингредиент. Когда мы готовим блюдо, для некоторых ингредиентов можно разрешить недовложение, но ключевой ингредиент это тот, который должен быть всегда в определённом и неизменном количестве. Для этого в рецептуре есть флаг «Ключевой ингредиент».

Раздельный номенклатурный учёт товаров и ингредиентов для склада и производства. С помощью производственных аналогов можно реализовать связку товаров, чтобы сотрудникам склада и сотрудникам кухни было удобнее ориентироваться в позициях. Например, для целей складского учёта товар «Молоко» может учитываться по отдельным позициям (марка, жирность, фасовка), а при перемещении на производство — пересчитывать по коэффициенту каждой фасовки в единый ингредиент «Молоко» (литр).

Учёт производства побочных блюд позволяет учитывать производство дополнительной продукции в ходе приготовления. Например, при варке бульона в качестве дополнительного блюда будет оприходована отварная курица.

Управление точками приготовления блюд. Можно ставить запрет приготовления блюда в случае, если какое-то блюдо готовится на другой кухне. В этом случае для точки, куда оно поставляется, оно будет уже восприниматься как ингредиент и не будет раскладываться на составляющие продукты.

Технологический ингредиент. Существует возможность добавить технологический ингредиент, то есть тот ингредиент, который присутствует в составе рецептуры, но не влияет на себестоимость состава блюда. Классический пример — вода водопроводная.

Работа с бизнес-ланчами и модификаторами. Программное решение поддерживает работу с модификаторами и бизнес-ланчами. Для блюд и бизнес-ланчей есть возможность добавлять модификаторы, которые войдут в состав производства. В дальнейшем можно получить информацию по себестоимости блюд и бизнес-ланчей с учётом модификаторов.

Учёт приготовления полуфабрикатов и блюд, а также количества и сумм списанных в производство ингредиентов, согласно заведённым ранее рецептурам, с возможностью оценки потребностей ингредиентов и их обеспечения.

Механизм автоматического распределения документов по времени в рамках суток, в зависимости от типа документа, позволяет чётко определить схему движения ТМЦ на предприятии и исключить ошибки пользователей в части формирования цепочек движения ТМЦ.

СКЛАД И ЗАПАСЫ

Блок обеспечения. В АРМ расчёта потребностей составляется график, где пользователь видит все позиции, которые должны быть куплены или приготовлены к конкретной дате. Есть возможность сформировать список «Пополнение», например только по приготовлению блюд. В списке блюд, запланированных в производство, можно просмотреть ингредиенты для каждого и уточнить их наличие на конкретном складе, а также выбрать несколько мест приготовления одновременно.

Работа с отрицательными остатками при проведении складских операций. Учётный механизм партий отрицательной области позволяет раздельно учитывать положительные и отрицательные партии на складах, при этом учётный минус по продукту (например, вследствие нарушения закладки или порционирования) не складывается с реальным приходом продукта, что позволяет предотвращать наиболее распространённое злоупотребление персонала на производстве.

Инвентаризация. В процессе инвентаризации создаются документы оприходования и списания в зависимости от расхождений между учётным и фактическим количеством. Заполнение фактических количеств в документе доступно с мобильных устройств, что удобнее предварительной печати пустографки (но она также предусмотрена).

Также есть возможность проводить инвентаризацию полуфабрикатов и готовых блюд с автоматическим раскладыванием их на ингредиенты согласно рецептурам.

Расширенная область единиц измерения позволяет удобно проводить инвентаризацию бара. При создании номенклатуры пользователь должен взвесить бутылку, указать массу нетто и брутто, а также плотность напитка. Затем при проведении инвентаризации программа сможет автоматически вычислить остаток напитка во вскрытой бутылке.

БАНКЕТЫ И МЕРОПРИЯТИЯ

Специализированный интерфейс работы с мероприятиями позволяет вести полноценное планирование банкетов и прочих мероприятий. При создании заказа мероприятия открывается форма, куда вносится вся информация, полученная от клиента. Вкладка «Анкетирование» поможет менеджеру не упустить важные вопросы, которые необходимо задать потенциальному гостю. В программе предусмотрено создание индивидуальных шаблонов анкеты.

Вкладка «Товары и блюда» хранит информацию о заказанных позициях, их количестве, стоимости и т. д. В ней же есть возможность создавать и просматривать другие варианты блюд, которые были предложены клиенту. При расчёте можно добавлять услуги и позиции сопутствующих товаров (например, украшение зала или воздушные шарики и цветы, которые необходимо приобрести).

В платёжном календаре фиксируется график платежей от заказчика.

Вкладка «Помещения» позволяет менеджеру планировать занятость залов и видеть все предстоящие мероприятия. В календаре учитывается график работы заведения, можно задавать типы помещений и временной шаг (до получаса). Цветовые индикаторы помогут сотруднику быстрее ориентироваться в таблице, в том числе по времени начала и окончания мероприятия. Кликнув на событие, можно перейти прямо в заказ.

ОТЧЁТЫ И КОНТРОЛЬ БИЗНЕСА

Благодаря бесшовной интеграции отраслевого функционала с типовой конфигурацией все отчёты конфигурации «Управление нашей фирмой» полноценно функционируют в 1С:Управление предприятием общепита. Кроме этого, в решение добавлены многочисленные специализированные отчёты и печатные формы.

Калькуляции за период позволяют проанализировать статистику выпуска блюда и динамику прямой себестоимости.

Анализ продаж и списаний — получить общие показатели деятельности с учётом продаж и прочих операций.

Анализ производства позволяет проанализировать прямые материальные затраты на выпуск продукции.

Расчёт себестоимости с косвенными расходами позволяет оценить полную себестоимость продукции.

Отчёты «Движения по видам операций» и «Остатки и обороты по видам операций» позволяют получить самую полную картину движения товара или блюда.

Отчёт по себестоимости позволяет наиболее точно рассчитать себестоимость до выпуска продукции, исходя из реальных остатков и партий на складах.

Рейтинг продаж, ABC-анализ продаж и динамика продаж — классические инструменты по анализу реализации.

Реализована возможность автоматического заполнения декларации о розничной продаже алкоголя.

Предусмотрена возможность печати необходимого набора унифицированных форм серии «ОП» для предприятий общественного питания.

Мобильный клиент 1С позволяет владельцам бизнеса и руководителям не только получать оперативную информацию о состоянии предприятия в режиме онлайн через интернет с любого устройства и из любой точки мира, но и принимать участие в деятельности предприятия — мобильно работать с документами, справочникам и отчётам (изменение, просмотр или согласование).

А при доступе с компьютера — получать сводную информацию о состоянии предприятия на одном экране.

ИНТЕГРАЦИЯ И ОБМЕН ДАННЫМИ

1С:Управление предприятием общепита поддерживает работу с государственными информационными системами:

• Меркурий (ВетИС), ЕГАИС, Честный ЗНАК.

Реализован блок работы с ЕГАИС для предприятий питания, производящих пиво в целях реализации внутри собственной сети (мини-пивоварни крафтового пива при ресторанах) и использующих для учёта производства упрощённую схему (по рецептурам, аналогично производству блюд) — в части отражения в ЕГАИС операций по производству и реализации слабоалкогольной продукции.

Также в решении реализован обмен данными со следующими системами:

• 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Бухгалтерия 8 КОРП: бухгалтерский и налоговый учёт ведётся с использованием уже накопленных данных о работе предприятия питания, что исключает повторный ввод информации.
• Ресторанные кассовые системы (фронт-офис): полная интеграция с 1С:Фастфуд, 1С:Ресторан, ЭВОТОР, РестАрт; только загрузка продаж из r_keeper и iiko.

Для эффективной и удобной работы решение позволяет использовать многочисленные сервисы 1С:ИТС:

• 1С-ЭДО — для ведения электронного документооборота
• 1С-Отчётость — для сдачи отчётности онлайн
• 1С:Контрагент — для быстрой проверки данных контрагентов и 1СПАРК Риски для оценки их надёжности
• 1С:Сверка — для сверки счетов-фактур с контрагентами
• 1С:ДиректБанк — для прямого обмена электронными документами с банком
• 1С:Обновление программ — для обновления в один клик
• 1С:Линк — для безопасного удалённого доступа через интернет к программам 1С, установленным на вашем компьютере
• 1С:Бизнес-сеть — торговая площадка для поставщиков и покупателей (закупщиков)

ТЕХНИЧЕСКИЕ ПРЕИМУЩЕСТВА

Решение 1С:Управление предприятием общепита разработано на технологической платформе 1С:Предприятие 8.3, которая позволяет:

• обеспечить высокую надёжность, производительность и масштабируемость системы;
• организовать работу с системой через интернет, в режиме тонкого клиента или веб-клиент (через обычный интернет-браузер), в том числе в облачном режиме;
• создавать мобильные рабочие места с использованием планшетов и иных мобильных устройств;
• настраивать интерфейс для конкретного пользователя или группы пользователей с учётом роли пользователя, его прав доступа и индивидуальных настроек.